CARRIER PAPERS
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Everything you need to
run compliance yourself.

Deadline and document management with an audit-ready output. When a DOT auditor walks in, you're ready.

This whole kit works offline. No login, no subscription, nothing to install. If it ever feels like too much to manage on your own, that's exactly what Carrier Papers is for.

Set Your Info Once — It Fills In Everywhere Saved on this computer only — nothing leaves this drive.
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Ready-to-print forms — DQF files, DVIRs, accident kits, HOS logs, weekly load summaries, maintenance and inspection records. Auto-fills your company info on every form.
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Every FMCSA, Texas, and regulation link — checked and working. Decision trees for hiring, accidents, roadside inspections, and more. Bilingual EN/ES.
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Quick Links — Jump Straight There
🔍
Drug & Alcohol Clearinghouse
clearinghouse.fmcsa.dot.gov
 🏛
FMCSA Master Portal
portal.fmcsa.dot.gov
 🏢
SAFER Company Safety Profile
safer.fmcsa.dot.gov
 🗁
PSP Pre-Employment Screening
psp.fmcsa.dot.gov
 ⚖
DataQs — Violation Challenges
dataqs.fmcsa.dot.gov
 🚚
TxDMV Motor Carrier
txdmv.gov/motor-carriers
See all portals & links →
Small Fleet? No Compliance Staff? We Get It.

Use this until it's too much to keep up with.

This kit gets you a real, audit-ready system for free. When deadlines start slipping, drivers start piling up, or you'd just rather someone else own it — call Carrier Papers and we'll take it from here.

CarrierPapers.com

Carrier Papers · DOT Compliance Made Simple · This kit is provided as a free educational resource.
It does not constitute legal advice. Always verify current regulations at ecfr.gov and fmcsa.dot.gov.
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Driver Forms

Formularios de Conductor

Qualification, hiring, drug & alcohol, and Clearinghouse forms. Required for every CDL driver before first dispatch.

Formularios de calificación, contratación, drogas y alcohol, y Clearinghouse. Requeridos para cada conductor CDL antes del primer despacho.

Hiring & Qualification
Contratación y Calificación
📋
Driver Employment Application
Solicitud de Empleo del Conductor
49 CFR §391.21
Full employment application covering 10 years of work history, CDL info, all states licensed past 3 years. Must be signed by applicant before hire.
Solicitud de empleo completa que cubre 10 años de historial laboral, información de CDL, y todos los estados con licencia en los últimos 3 años. Debe ser firmada por el solicitante antes de la contratación.
REQUIRED BEFORE HIREREQUERIDO ANTES DE CONTRATAR Keep 3 yrs after separationConservar 3 años tras separación Binder 1 — Tab 01
🛣️
Driver Road Test Certificate
Certificado de Prueba de Manejo
49 CFR §391.31 / §391.33
Documents successful completion of road test before first drive. Required unless driver has valid CDL with equivalent test on record.
Documenta la finalización exitosa de la prueba de manejo antes del primer viaje. Requerido a menos que el conductor tenga una CDL válida con una prueba equivalente en registro.
BEFORE FIRST DRIVEANTES DEL PRIMER VIAJE Keep 3 yrs after separationConservar 3 años tras separación Binder 1 — Tab 05
📬
Prior Employer Safety Inquiry
Consulta de Seguridad al Empleador Anterior
49 CFR §391.23(d)
Send to every DOT-regulated employer for past 3 years. Documents accident history, D&A violations, and refusals. Must be sent within 30 days of hire.
Enviar a cada empleador regulado por el DOT de los últimos 3 años. Documenta el historial de accidentes, infracciones de drogas y alcohol, y rechazos. Debe enviarse dentro de los 30 días de la contratación.
Within 30 days of hireDentro de 30 días de contratación Keep 3 yrs after separationConservar 3 años tras separación Binder 1 — Tab 06
🔐
Clearinghouse Consent Form
Formulario de Consentimiento de Clearinghouse
49 CFR §382.701
Documents driver consent for pre-employment full query and annual limited query. Driver must also provide electronic consent at clearinghouse.fmcsa.dot.gov.
Documenta el consentimiento del conductor para la consulta completa previa al empleo y la consulta limitada anual. El conductor también debe dar consentimiento electrónico en clearinghouse.fmcsa.dot.gov.
BEFORE ANY QUERYANTES DE CUALQUIER CONSULTA Keep duration of employment + 3 yrsConservar duración del empleo + 3 años Binder 3 — Tab 05
📝
Annual Review of Driving Record
Revisión Anual del Historial de Manejo
49 CFR §391.25
Required every 12 months for every active CDL driver. Both carrier rep AND driver must sign. Reviews MVR, Clearinghouse, license status, and medical cert. A one-party signature does not satisfy the regulation.
Requerido cada 12 meses para cada conductor CDL activo. Tanto el representante del transportista COMO el conductor deben firmar. Revisa el MVR, Clearinghouse, estado de la licencia, y certificado médico. Una firma de una sola parte no satisface el reglamento.
ANNUAL — EVERY DRIVERANUAL — CADA CONDUCTOR Binder 1 — Tab 07
🚫
Driver Disqualification / Removal Record
Registro de Descalificación / Remoción del Conductor
49 CFR §382.501 / §391.15
Complete immediately when a driver is removed from safety-sensitive functions. Documents date/time of removal, basis, and DER actions taken. DER-access-only document.
Completar de inmediato cuando un conductor es removido de funciones sensibles a la seguridad. Documenta fecha/hora de la remoción, motivo, y acciones tomadas por el DER. Documento de acceso exclusivo del DER.
USE IMMEDIATELYUSAR DE INMEDIATO Binder 3 — DER Only
🎓
Equipment Familiarization Record
Registro de Familiarización con el Equipo
Risk Management / Negligent Entrustment Defense
Documents that a driver was properly oriented to a vehicle before dispatch. Required when assigning a driver to unfamiliar equipment. Key defense against negligent entrustment claims.
Documenta que un conductor fue debidamente orientado a un vehículo antes del despacho. Requerido al asignar un conductor a equipo desconocido. Defensa clave contra reclamos de confianza negligente.
NEW EQUIPMENT ASSIGNMENTNUEVA ASIGNACIÓN DE EQUIPO Binder 1 — DQF
📋
Owner-Operator Lease Summary
Resumen de Arrendamiento del Owner-Operator
49 CFR Part 376
Documents compliance responsibilities of each party under a lease-on agreement. Attach to signed lease. Covers DQF obligations, D&A testing, HOS responsibility, vehicle standards, and insurance.
Documenta las responsabilidades de cumplimiento de cada parte bajo un acuerdo de arrendamiento. Adjuntar al contrato firmado. Cubre obligaciones del DQF, pruebas de drogas y alcohol, responsabilidad de HOS, estándares del vehículo, y seguro.
LEASED-ON OPERATORSOPERADORES ARRENDADOS Binder 1 + Binder 6
Drug & Alcohol Program
Programa de Drogas y Alcohol
📜
D&A Policy Acknowledgment
Reconocimiento de Política de Drogas y Alcohol
49 CFR §382.601
Every driver must receive a copy of the company Drug & Alcohol Policy and sign this acknowledgment before performing any safety-sensitive function. Original in Binder 3, copy in Binder 1.
Cada conductor debe recibir una copia de la Política de Drogas y Alcohol de la empresa y firmar este reconocimiento antes de realizar cualquier función sensible a la seguridad. Original en el Binder 3, copia en el Binder 1.
BEFORE FIRST DUTYANTES DEL PRIMER TURNO Binder 3 — Tab 01 / Binder 1
👁️
Reasonable Suspicion Observation Record
Registro de Observación de Sospecha Razonable
49 CFR §382.307
Must be completed BEFORE ordering the test. Documents specific, articulable observations of appearance, behavior, speech, or body odors. Supervisor must have completed 60 min drug + 60 min alcohol training.
Debe completarse ANTES de ordenar la prueba. Documenta observaciones específicas y articulables de apariencia, comportamiento, habla, u olores corporales. El supervisor debe haber completado 60 min de capacitación sobre drogas + 60 min sobre alcohol.
BEFORE ORDERING TESTANTES DE ORDENAR LA PRUEBA Binder 3 — Tab 03
↩️
Return-to-Duty Acknowledgment
Reconocimiento de Regreso al Servicio
49 CFR §40.305 / §382.309
Documents that all RTD requirements have been met before driver resumes safety-sensitive duty. Covers SAP evaluation completion, RTD test result, and follow-up testing agreement (minimum 6 tests in 12 months).
Documenta que se han cumplido todos los requisitos de RTD antes de que el conductor reanude el servicio sensible a la seguridad. Cubre la finalización de la evaluación del SAP, el resultado de la prueba RTD, y el acuerdo de pruebas de seguimiento (mínimo 6 pruebas en 12 meses).
BEFORE RETURNING TO DUTYANTES DE VOLVER AL SERVICIO Binder 3 — Tab 04
Hours of Service Logs
Bitácoras de Horas de Servicio
⏱️
Driver Daily Log (Paper HOS)
Bitácora Diaria del Conductor (HOS en Papel)
49 CFR Part 395 — Retain 6 months
Standard paper hours of service log for drivers exempt from ELD or operating in ELD malfunction. Includes 24-hour grid, duty status sections, and carrier certification. Driver submits original to carrier within 13 days.
Bitácora estándar en papel de horas de servicio para conductores exentos de ELD u operando con una falla de ELD. Incluye cuadrícula de 24 horas, secciones de estado de servicio, y certificación del transportista. El conductor entrega el original al transportista dentro de 13 días.
ELD MALFUNCTION / EXEMPT DRIVERSFALLA DE ELD / CONDUCTORES EXENTOS Retain 6 monthsConservar 6 meses
🗒️
Short-Haul Time Record
Registro de Tiempo de Corta Distancia
49 CFR §395.1(e) — 150 Air-Mile Exemption
For drivers qualifying under the 150 air-mile short-haul exemption. Replaces ELD and daily log requirements. Driver must return to home terminal daily, 10 hrs off between shifts. Carrier retains for 6 months.
Para conductores que califican bajo la exención de corta distancia de 150 millas aéreas. Reemplaza los requisitos de ELD y bitácora diaria. El conductor debe regresar a la terminal base diariamente, con 10 horas libres entre turnos. El transportista lo conserva por 6 meses.
SHORT-HAUL EXEMPT ONLYSOLO EXENCIÓN DE CORTA DISTANCIA Retain 6 monthsConservar 6 meses
🧾
Weekly Load Summary
Resumen Semanal de Cargas
49 CFR Part 395 — Pairs with Driver Log Packet
Tracks loads by date, ticket number, origin, destination, and tons/CY alongside the driver's paper HOS log. Includes driver certification line and dispatcher sign-off.
Rastrea las cargas por fecha, número de ticket, origen, destino, y toneladas/CY junto con la bitácora HOS en papel del conductor. Incluye línea de certificación del conductor y aprobación del despachador.
PACKAGE A/B — FULL HOSPAQUETE A/B — HOS COMPLETO Retain 6 monthsConservar 6 meses

Accidents & Inspections

Accidentes e Inspecciones

Post-accident checklists, accident register, roadside inspection log, and witness documentation.

Listas de verificación post-accidente, registro de accidentes, bitácora de inspección en carretera, y documentación de testigos.

🚨
Post-Accident Action Checklist
Lista de Acciones Post-Accidente
49 CFR §382.303 / §390.15
TIME-SENSITIVE. Alcohol test within 8 hours. Drug test within 32 hours. Step-by-step DER checklist for every DOT-reportable accident. Keep one in every vehicle.
SENSIBLE AL TIEMPO. Prueba de alcohol dentro de 8 horas. Prueba de drogas dentro de 32 horas. Lista de verificación paso a paso para el DER en cada accidente reportable al DOT. Mantenga una en cada vehículo.
USE IMMEDIATELYUSAR DE INMEDIATO Binder 4 — Tab 02
📒
Accident Register
Registro de Accidentes
49 CFR §390.15
Log of every DOT-reportable accident: date, location, driver, injuries, fatalities, hazmat, and whether vehicle was towed. Must produce within 24 hours of FMCSA request.
Registro de cada accidente reportable al DOT: fecha, ubicación, conductor, lesiones, fatalidades, materiales peligrosos, y si el vehículo fue remolcado. Debe presentarse dentro de 24 horas de la solicitud de la FMCSA.
KEEP 3 YEARSCONSERVAR 3 AÑOS Binder 4 — Tab 01
👁️
Witness Information Sheet
Hoja de Información de Testigos
Post-Accident Documentation
Capture contact info and statements from up to 3 witnesses at the scene. Complete immediately — witnesses may leave. File with accident folder.
Capture información de contacto y declaraciones de hasta 3 testigos en el lugar. Complete de inmediato — los testigos pueden irse. Archivar con la carpeta del accidente.
AT THE SCENEEN EL LUGAR Binder 4 — Tab 02
🛑
Roadside Inspection Log
Bitácora de Inspección en Carretera
49 CFR Part 390 — Retain 12 months
Log every roadside inspection by date, location, driver, unit, level, OOS orders, and violations. Tracks DataQs challenge status. Each inspection affects SMS scores for 24 months.
Registre cada inspección en carretera por fecha, ubicación, conductor, unidad, nivel, órdenes OOS, e infracciones. Rastrea el estado de impugnación en DataQs. Cada inspección afecta las puntuaciones SMS por 24 meses.
KEEP 12 MONTHSCONSERVAR 12 MESES Binder 4 — Tab 03

Truck & Vehicle Forms

Camión y Formularios de Vehículo

DVIR, cab document checklist, inspector qualification, and vehicle inspection records.

DVIR, lista de documentos de cabina, calificación de inspector, y registros de inspección de vehículos.

Daily Operations
Operaciones Diarias
📋
Driver Vehicle Inspection Report (DVIR)
Reporte de Inspección del Vehículo (DVIR)
49 CFR §396.11 — Retain minimum 3 months
Pre-trip and post-trip inspection form. Driver checks every major system, notes any defects, and signs. You (the carrier) must review and sign off before next dispatch.
Formulario de inspección previa y posterior al viaje. El conductor revisa cada sistema principal, anota cualquier defecto, y firma. Usted (el transportista) debe revisar y aprobar antes del siguiente despacho.
DAILY — EVERY TRIPDIARIO — CADA VIAJE Keep minimum 3 monthsConservar mínimo 3 meses Binder 2 — Tab 03
✅
Cab Document Checklist
Lista de Documentos de Cabina
49 CFR §390.21 / §396.11 / §396.17
Confirms every required document is physically in the cab. CDL, medical cert, ELD/logs, registration, cab card, insurance, annual inspection report, IFTA decals, IRP cab card.
Confirma que cada documento requerido está físicamente en la cabina. CDL, certificado médico, ELD/bitácoras, registro, cab card, seguro, reporte de inspección anual, calcomanías IFTA, cab card IRP.
VERIFY BEFORE DISPATCHVERIFICAR ANTES DE DESPACHAR Binder 2 — Tab 01
Maintenance & Records
Mantenimiento y Registros
🔩
Vehicle Maintenance & Repair Work Order
Orden de Trabajo de Mantenimiento y Reparación
49 CFR §396.3 — Retain 1 year active / 6 months post-OOS
Documents every repair, PM service, and inspection. FMCSA auditors and roadside inspectors request these records. File in Binder 2 under the applicable unit number. One work order per service event.
Documenta cada reparación, servicio de mantenimiento preventivo, e inspección. Los auditores de la FMCSA e inspectores en carretera solicitan estos registros. Archivar en el Binder 2 bajo el número de unidad correspondiente. Una orden de trabajo por evento de servicio.
EVERY REPAIR / SERVICECADA REPARACIÓN / SERVICIO Binder 2 — Tab 06
🗓️
Annual DOT Vehicle Inspection Log
Bitácora Anual de Inspección DOT del Vehículo
49 CFR §396.17 / §396.19
Running log of every annual DOT inspection across your fleet. Tracks unit, VIN, inspection date, due date, inspector name, and whether inspector qualification docs are on file. One log per carrier.
Bitácora continua de cada inspección anual DOT en su flota. Rastrea unidad, VIN, fecha de inspección, fecha límite, nombre del inspector, y si los documentos de calificación del inspector están archivados. Una bitácora por transportista.
EVERY CMV — EVERY 12 MONTHSCADA CMV — CADA 12 MESES Binder 2 — Tab 05
📦
Cargo Securement Checklist
Lista de Aseguramiento de Carga
49 CFR Part 393 Subpart I
Required for flatbed, open-deck, and secured loads. Complete before departure and after every 3 hours or 150 miles. Cargo securement violations are a top OOS trigger. Documents compliance at time of departure.
Requerido para plataformas, deck abierto, y cargas aseguradas. Complete antes de la salida y después de cada 3 horas o 150 millas. Las infracciones de aseguramiento de carga son una causa principal de órdenes OOS. Documenta el cumplimiento al momento de la salida.
FLATBED / OPEN DECK LOADSCARGAS DE PLATAFORMA / DECK ABIERTO Binder 2 — Tab 03
📋
Full DVIR (Expanded)
DVIR Completo (Expandido)
49 CFR §396.11 — Retain minimum 3 months
Expanded version of the DVIR with full tractor and trailer inspection checklists, defect detail fields, and mechanic sign-off section. Use for fleets requiring more detailed documentation.
Versión expandida del DVIR con listas de verificación completas de inspección de tractor y remolque, campos de detalle de defectos, y sección de aprobación del mecánico. Úselo para flotas que requieren documentación más detallada.
DAILY — EVERY TRIPDIARIO — CADA VIAJE Retain minimum 3 monthsConservar mínimo 3 meses Binder 2 — Tab 03
Inspector Qualification
Calificación de Inspector
🔧
Inspector Qualification Form
Formulario de Calificación de Inspector
49 CFR §396.19
Documents that the person performing annual DOT inspections meets all three qualification criteria. Your liability if an unqualified inspector signs off. Keep 1 year after inspector stops working for you.
Documenta que la persona que realiza las inspecciones anuales DOT cumple con los tres criterios de calificación. Su responsabilidad si un inspector no calificado da su aprobación. Conservar 1 año después de que el inspector deje de trabajar para usted.
REQUIRED BY REGULATIONREQUERIDO POR REGLAMENTO Keep 1 yr after inspector leavesConservar 1 año tras salida del inspector Binder 2 — Tab 04
Carrier Papers
CARRIER PAPERS

YOUR TRUCKING COMPANY
REFERENCE HUB

TU CENTRO DE
REFERENCIA DE TRANSPORTES

Everything you need to run a compliant trucking operation — in plain English, offline, always available.

Todo lo que necesitas para operar conforme — explicado claramente, sin internet, siempre disponible.

📋
By Topic
Por Tema
Hiring, Drug Testing, Vehicles, HOS, Accidents, Inspections, and more.
Contratación, Drug Testing, Vehículos, HOS, Accidentes y más.
🚚
By Who I Am
Por Quién Soy
New Owner-Operator, Small Fleet Owner, or Leased-On Operator.
Nuevo Owner-Operator, flota pequeña, u Operador Arrendado.
📅
By When
Por Cuándo
Day 1, Weekly, Monthly, and Annual compliance tasks.
Día 1, tareas semanales, mensuales y anuales.
🔗
Portals & Links
Portales y Enlaces
All FMCSA, Texas, operations, and compliance portals.
Todos los portales FMCSA, Texas, operaciones y cumplimiento.
⚡ Quick Reference
⚡ Referencia Rápida
Hiring a new driver — do this firstContratar un conductor — haz esto primero
Accident just happened — immediate stepsOcurrió un accidente — pasos inmediatos
Driver called — DOT inspection in progressEl conductor llamó — inspección DOT en curso
Run a Clearinghouse queryEjecutar una consulta del Clearinghouse
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What do you need help with?

¿Con qué necesitas ayuda?

Each topic includes plain-language guidance and the regulation behind it.

Cada tema incluye orientación clara y la regulación correspondiente.

👤
Hiring a Driver
Contratar un Conductor
DQF, Clearinghouse, MVR, medical card, road test, employment application.
DQF, Clearinghouse, MVR, tarjeta médica, road test, solicitud de empleo.
CRITICAL
CRÍTICO
🧪
Drug & Alcohol Testing
Drug & Alcohol Testing
Pre-employment, random, post-accident, reasonable suspicion, return-to-duty.
Pre-empleo, aleatorio, post-accidente, reasonable suspicion — cuándo y cómo.
CRITICAL
CRÍTICO
🚨
Accident Response
Respuesta a Accidentes
First 2 hours, driver actions, documentation, drug test triggers.
Primeras 2 horas, acciones del conductor, documentación, cuándo hacer drug test.
CRITICAL
CRÍTICO
⏱
Hours of Service (HOS)
Hours of Service (HOS)
11-hour driving limit, 14-hour window, 30-minute break, 60/70-hour weekly rules.
Límite de 11 horas, ventana de 14 horas, descanso de 30 minutos, reglas semanales.
DAILY
DIARIO
🚚
Vehicle Files & Inspections
Vehicle Files & Inspections
DVIR, annual DOT inspection, maintenance records, what must be in the cab.
DVIR, Annual DOT Inspection, registros de mantenimiento, qué debe estar en la cabina.
DAILY
DIARIO
👮
Roadside Inspection
Roadside Inspection
What the officer checks, what to show, what to do after, DataQs challenges.
Qué revisa el oficial, qué mostrar, qué hacer después, impugnar infracciones.
AS NEEDED
SEGÚN NECESIDAD
🔍
FMCSA Clearinghouse
FMCSA Clearinghouse
Pre-employment and annual queries, consent process, violation response.
Consultas de pre-empleo y anuales, consentimiento, respuesta a infracciones.
CRITICAL
CRÍTICO
📊
Safety Scores (SMS)
Safety Scores (SMS)
The 7 BASICs, how to read scores, what triggers FMCSA intervention.
Los 7 BASICs, cómo leer puntuaciones, qué desencadena intervención de la FMCSA.
MONTHLY
MENSUAL
🔧
Mechanic & Inspector Qualification
Calificación de Mecánicos e Inspectores
Who is legally qualified to perform annual inspections, sign off repairs, certify brake work.
Quién está legalmente calificado para realizar Annual Inspections y firmar reparaciones.
CRITICAL
CRÍTICO
👥
Hiring & Recruiting Compliance
Cumplimiento en Contratación
What must happen before any offer, who can recruit CDL drivers, disqualification standards.
Qué debe ocurrir antes de una oferta, quién puede reclutar, estándares de descalificación.
CRITICAL
CRÍTICO
🔒
Records Confidentiality
Confidencialidad de Registros
Who can access drug test results, DQFs, and medical certificates — and the consequences.
Quién puede ver drug test results, DQFs y certificados médicos — y las consecuencias.
CRITICAL
CRÍTICO
🏥
Vendor Qualification
Calificación de Proveedores
Verify your collector, MRO, SAP, and medical examiner are DOT-qualified — your liability if not.
Verifica que tu collector, MRO, SAP y médico estén calificados por el DOT — es tu responsabilidad.
CRITICAL
CRÍTICO
← HomeInicio
Operator Guides
Guías por Tipo de Operador

Who Are You?

¿Quién Eres?

Pick your situation for a guide built specifically for your operation type.

Elige tu situación para una guía específica para tu tipo de operación.

🆕
New Owner-Operator
Nuevo Owner-Operator
Just got your authority. One truck. Everything you must have before your first load.
Acabas de obtener tu autoridad. Un camión. Todo lo que debes tener antes de tu primera carga.
🚚
Small Fleet Owner
Propietario de Flota Pequeña
2–5 trucks, managing drivers. Compliance gets complex fast.
2–5 camiones, gestionando conductores. El cumplimiento se complica rápido.
📋
Leased-On Operator
Operador Arrendado
Leased to a carrier. Know who is responsible for what before you sign.
Arrendado a un transportista. Sabe quién es responsable de qué antes de firmar.
← HomeInicio
Compliance Schedule
Calendario de Cumplimiento

What Do I Do & When?

¿Qué Hago y Cuándo?

Compliance runs on a schedule. Know exactly what needs to happen and when.

El cumplimiento funciona según un calendario. Sabe exactamente qué debe suceder y cuándo.

🔴 Day 1 — Before the First Load
🔴 Día 1 — Antes de la Primera Carga
Run Clearinghouse pre-employment query
Ejecutar consulta de pre-empleo del Clearinghouse
Required before any CDL driver operates your vehicle. No exceptions.
Requerido antes de que cualquier conductor CDL opere tu vehículo. Sin excepciones.
Complete Driver Qualification File (DQF)
Completar el DQF del conductor
Application, MVR, PSP, medical card, road test, previous employer verification.
Solicitud, MVR, PSP, tarjeta médica, road test, verificación de empleador anterior.
Pre-employment drug test — verified negative required
Drug test pre-empleo — se requiere negativo verificado
Must have MRO-verified negative result before driver operates the vehicle.
Debe tener un resultado negativo verificado por MRO antes de que el conductor opere.
Verify vehicle file is complete
Verificar que el vehicle file esté completo
Registration, insurance, annual inspection, IFTA decals, cab card in truck.
Registro, seguro, Annual Inspection, IFTA decals, cab card en el camión.
🟡 Weekly Tasks
🟡 Tareas Semanales
Review ELD logs for HOS violations
Revisar logs del ELD para infracciones de HOS
Check your ELD fleet portal weekly. Address violations before they hit SMS scores.
Revisa tu portal ELD semanalmente. Aborda las infracciones antes de que afecten tus SMS scores.
Review Driver Vehicle Inspection Reports (DVIR)
Revisar los DVIR de los conductores
Driver completes pre/post trip. You review and sign off defects. Retain 3 months minimum.
El conductor completa pre/post viaje. Tú revisas y firmas los defectos. Conserva 3 meses mínimo.
🔵 Monthly Tasks
🔵 Tareas Mensuales
Check SMS Safety Scores
Verificar SMS Safety Scores
Log into ai.fmcsa.dot.gov/SMS — review all 7 BASICs. Flag anything yellow or red.
Inicia sesión en ai.fmcsa.dot.gov/SMS — revisa los 7 BASICs. Señala amarillo o rojo.
🟢 Annual Tasks
🟢 Tareas Anuales
Annual DOT Vehicle Inspection — every CMV
Annual DOT Vehicle Inspection — cada CMV
Must be performed by a qualified inspector. Original in cab, copy in vehicle file.
Debe ser realizada por un inspector calificado. Original en cabina, copia en vehicle file.
Pull annual MVR for every driver
Obtener MVR anual para cada conductor
Required every 12 months per driver. File in DQF immediately.
Requerido cada 12 meses por conductor. Archivar en el DQF inmediatamente.
Verify random testing pool annual rate with consortium
Verificar la tasa anual del random testing pool con el consorcio
FMCSA sets minimum annual testing rates. Check with your consortium each January.
La FMCSA establece las tasas mínimas anuales. Verifica con tu consorcio cada enero.
Annual Clearinghouse limited query — every current driver
Consulta anual limitada del Clearinghouse — cada conductor actual
Limited query required every 12 months. Document the date. File result in DQF.
Consulta limitada requerida cada 12 meses. Documenta la fecha. Archiva en el DQF.
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49 CFR Part 391 · Part 382 · Part 40

👤 Hiring a New DriverContratar un Nuevo Conductor

Before a driver operates your vehicle even one mile, these items must be complete. Missing any one of them is a federal violation.
Antes de que un conductor opere tu vehículo incluso una milla, todos estos elementos deben estar completos. Faltar a cualquiera es una infracción federal.
1
Employment Application — completed and signed
Solicitud de Empleo — completada y firmada
Must cover the past 10 years of employment history. Use the FMCSA-compliant application form. File in the DQF.
Debe cubrir los últimos 10 años de historial de empleo. Usa el formulario conforme a la FMCSA. Archiva en el DQF.
49 CFR §391.21
2
FMCSA Clearinghouse — pre-employment full query
FMCSA Clearinghouse — full query de pre-empleo
Run a full query before the driver starts. If a violation is on file, they cannot drive until Return-to-Duty is complete.
Ejecuta una full query antes de que el conductor comience. Si hay una infracción, no puede conducir hasta completar el Return-to-Duty.
49 CFR §382.701
3
Motor Vehicle Record (MVR) — from state of CDL issuance
MVR — del estado donde está la licencia CDL
Pull from the state where their CDL is issued. Review for disqualifying offenses. File in DQF. Pull again every 12 months.
Obtén del estado donde se emitió su CDL. Revisa infracciones descalificantes. Archiva en DQF. Obtén de nuevo cada 12 meses.
49 CFR §391.23 / §391.25
4
Pre-Employment Drug Test — verified negative
Drug Test Pre-Empleo — negativo verificado
Must be a DOT-compliant urine test processed by a SAMHSA-certified lab with an MRO. No result = no driving.
Debe ser una prueba de orina conforme al DOT procesada por un laboratorio certificado SAMHSA con un MRO. Sin resultado = sin conducir.
49 CFR §382.301 / Part 40
5
Medical Examiner's Certificate — current and valid
Medical Examiner's Certificate — vigente y válido
Must be from a registered National Registry examiner. Copy goes in DQF. Check expiration — max 2 years, often shorter.
Debe ser de un examinador registrado en el National Registry. La copia va en el DQF. Verifica el vencimiento — máximo 2 años, a menudo menos.
49 CFR §391.43 / §391.45
6
Previous Employer Verification — 3 years
Verificación del Empleador Anterior — 3 años
Contact each DOT-regulated employer from the past 3 years. Ask about accidents and drug/alcohol violations. Document every attempt. File in DQF.
Contacta cada empleador regulado por DOT de los últimos 3 años. Pregunta sobre accidentes e infracciones. Documenta cada intento. Archiva en el DQF.
49 CFR §391.23(d)
7
Road Test — or equivalent certificate
Road Test — o certificado equivalente
Conduct a road test and issue a certificate, or accept a valid CDL as equivalent. Sign and file the certificate in DQF.
Realiza un road test y emite un certificado, o acepta una CDL válida como equivalente. Firma y archiva el certificado en el DQF.
49 CFR §391.31 / §391.33
📂 What Goes in the Binder — Driver Qualification File (one per driver)
📂 Qué Va en el Binder — Driver Qualification File (uno por conductor)
Employment Application (signed, 10-year history)
Solicitud de empleo (firmada, historial de 10 años)
Clearinghouse full query result (dated, driver consent on file)
Resultado de Clearinghouse full query (con fecha, consentimiento archivado)
MVR from state of CDL issuance
MVR del estado de la CDL
Pre-employment drug test result (MRO-verified negative)
Resultado del drug test pre-empleo (negativo verificado por MRO)
Medical Examiner's Certificate (copy — original in cab)
Medical Examiner's Certificate (copia — original en cabina)
Previous employer verification (all attempts documented)
Verificación de empleador anterior (todos los intentos documentados)
Road test certificate or CDL acceptance notation
Certificado del road test o nota de aceptación de CDL
Signed Drug & Alcohol Policy acknowledgment
Drug & Alcohol Policy firmada
Signed Driver Handbook acknowledgment
Driver Handbook firmado
Regulations
Regulaciones
49 CFR Part 39149 CFR Part 38249 CFR Part 40FMCSA Clearinghouse
← BackAtrás
49 CFR §382.303 · §390.15

🚨 Accident ResponseRespuesta a Accidentes

An accident just happened. The next 2 hours are critical. Follow these steps in order.
Acaba de ocurrir un accidente. Las próximas 2 horas son críticas. Sigue estos pasos en orden.
1
Driver safety first — then secure the scene
Seguridad del conductor primero — luego asegurar la escena
Driver calls 911 if injuries. Hazard lights on. Do not move the vehicle unless required for safety.
El conductor llama al 911 si hay lesiones. Luces de emergencia encendidas. No mover el vehículo a menos que sea necesario.
2
Driver calls you immediately
El conductor te llama inmediatamente
You need to know within minutes. Start your accident register entry now. Note the time of the call.
Necesitas saberlo en minutos. Comienza tu registro de accidente ahora. Anota la hora de la llamada.
3
Determine if post-accident drug test is required
Determinar si se requiere drug test post-accidente
Required if: fatality occurred, OR driver receives a citation AND someone is injured or a vehicle is towed. Alcohol test within 8 hours. Drug test within 32 hours. If you miss the window, document why in writing.
Requerido si: ocurrió una fatalidad, O el conductor recibe una citación Y alguien está lesionado o un vehículo es remolcado. Alcohol test dentro de 8 horas. Drug test dentro de 32 horas. Si pierdes la ventana, documenta por qué.
49 CFR §382.303
4
Document everything — photos, witnesses, police report
Documentar todo — fotos, testigos, informe policial
Driver takes photos of all vehicles, road conditions, signage. Get officer name and report number. Collect witness names and contact info.
El conductor toma fotos de todos los vehículos, condiciones de la carretera, señales. Obtén el nombre del oficial y número del informe. Recopila nombres de testigos.
5
Notify your insurance carrier
Notificar a tu aseguradora
Call insurance immediately regardless of fault or severity. Failure to notify promptly can affect coverage.
Llama a tu seguro inmediatamente independientemente de la culpa. No notificar a tiempo puede afectar la cobertura.
6
Complete the Accident Register entry
Completar la entrada del Accident Register
Date, location, driver name, vehicle, injuries, fatalities, hazmat spill, citations issued. Must retain for 3 years.
Fecha, ubicación, nombre del conductor, vehículo, lesiones, fatalidades, derrame hazmat, citaciones. Conserva 3 años.
49 CFR §390.15
📂 What Goes in the Binder — Accident Register (one section per incident)
📂 Qué Va en el Binder — Accident Register (una sección por incidente)
Accident Register master log entry (date, location, driver, vehicle, outcome)
Entrada en el Accident Register (fecha, lugar, conductor, vehículo, resultado)
Police report (obtain within 24–48 hours)
Informe policial (obtener dentro de 24–48 horas)
Photos from the scene
Fotos de la escena
Drug/alcohol test results (if triggered by the accident)
Resultados del drug/alcohol test (si fue requerido por el accidente)
Insurance notification confirmation
Confirmación de notificación al seguro
Witness information sheet
Hoja de información de testigos
Written note documenting why test was NOT performed (if applicable)
Nota escrita documentando por qué NO se realizó la prueba (si aplica)
Regulations
Regulaciones
49 CFR §382.30349 CFR §390.1549 CFR Part 40
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49 CFR §382.701 · §382.503

🔍 FMCSA Drug & Alcohol ClearinghouseFMCSA Drug & Alcohol Clearinghouse

The Clearinghouse is a federal database of drug and alcohol violations. You must query it before hiring any CDL driver — and annually for every current driver.
El Clearinghouse es una base de datos federal de infracciones de drogas y alcohol. Debes consultarlo antes de contratar cualquier conductor CDL — y anualmente para cada conductor actual.
1
Register as an employer at clearinghouse.fmcsa.dot.gov
Registrarte como empleador en clearinghouse.fmcsa.dot.gov
One-time setup. You need your DOT number. Each query costs $1.25. Set up payment before your first hire.
Configuración única. Necesitas tu número DOT. Cada consulta cuesta $1.25. Configura un método de pago antes de tu primera contratación.
2
Pre-employment — Full Query required before first drive
Pre-empleo — Full Query requerida antes del primer viaje
Run a full query on every new CDL driver before they operate your vehicle. Driver must provide electronic consent first. If a violation is found, they cannot drive.
Ejecuta una full query sobre cada conductor CDL nuevo antes de que opere tu vehículo. El conductor debe dar consentimiento electrónico primero. Si se encuentra una infracción, no puede conducir.
49 CFR §382.701(a)
3
Annual — Limited Query for every current driver
Anual — Limited Query para cada conductor actual
Every 12 months, run a limited query on each CDL driver in your employ. Document the date. File the result in the DQF.
Cada 12 meses, ejecuta una limited query sobre cada conductor CDL que emplees. Documenta la fecha. Archiva el resultado en el DQF.
49 CFR §382.701(b)
4
If a violation is found — driver is prohibited from operating
Si se encuentra una infracción — el conductor no puede operar
Driver cannot operate any CMV until they complete the Return-to-Duty process with a qualified SAP. You cannot allow them to drive. No exceptions.
El conductor no puede operar ningún CMV hasta completar el Return-to-Duty process con un SAP calificado. No puedes permitirles conducir. Sin excepciones.
49 CFR §382.503
📂 What Goes in the Binder — Driver Qualification File
📂 Qué Va en el Binder — Driver Qualification File
Pre-employment Full Query result (dated, driver consent on file)
Resultado de Full Query pre-empleo (con fecha, consentimiento del conductor archivado)
Annual Limited Query results (one per year per driver, dated)
Resultados de Limited Query anual (uno por año por conductor, con fecha)
Driver electronic consent confirmation
Confirmación de consentimiento electrónico del conductor
Regulations
Regulaciones
49 CFR §382.70149 CFR §382.50349 CFR Part 382
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49 CFR §392.9a · §395.8 · Part 396

👮 DOT Roadside InspectionDOT Roadside Inspection

Your driver just called — they're being inspected. Here's what happens, what they must show, and what you do after.
Tu conductor acaba de llamar — están siendo inspeccionados. Esto es lo que sucede, lo que deben mostrar y lo que haces después.
1
Driver must have these in the cab at all times
El conductor debe tener estos documentos en la cabina en todo momento
Valid CDL (correct class), Medical Examiner's Certificate, ELD access or paper logs, last 7 days of logs, Annual Inspection Report, registration and cab card, insurance document (MCS-90 or equivalent), HazMat docs if applicable.
CDL válida (clase correcta), Medical Examiner's Certificate, acceso al ELD o logs en papel, últimos 7 días de logs, Annual Inspection Report, registro y cab card, seguro (MCS-90 o equivalente), documentos HazMat si aplica.
49 CFR §392.9a / §395.8
2
Driver stays calm and cooperative — no arguments at the scene
El conductor se mantiene tranquilo y cooperativo — sin discutir en el lugar
They accept the inspection report and call you immediately after. They do not argue violations at the scene.
Aceptan el informe de inspección y te llaman inmediatamente después. No discuten infracciones en el lugar.
3
After inspection — get the report from the driver same day
Después de la inspección — obtener el informe del conductor ese mismo día
Driver sends you a photo of the inspection report. File it in the Roadside Inspections binder. Review every violation listed.
El conductor te envía una foto del informe de inspección. Archívalo en el binder de Roadside Inspections. Revisa cada infracción.
4
Challenge unwarranted violations via DataQs
Impugnar infracciones injustificadas a través de DataQs
Go to dataqs.fmcsa.dot.gov — you have the right to challenge inaccurate violations. This protects your SMS scores. Act within 60 days when possible.
Ve a dataqs.fmcsa.dot.gov — tienes el derecho de impugnar infracciones inexactas. Esto protege tus SMS scores. Actúa dentro de 60 días cuando sea posible.
📂 What Goes in the Binder — Roadside Inspections (one section per inspection)
📂 Qué Va en el Binder — Roadside Inspections (una sección por inspección)
Inspection report (photo or original copy)
Informe de inspección (foto o copia original)
Your violation review notes
Tus notas de revisión de infracciones
DataQs challenge filing (if submitted)
DataQs challenge (si fue presentado)
DataQs result / resolution (when received)
Resultado del DataQs (cuando se reciba)
Regulations
Regulaciones
49 CFR §392.9a49 CFR §395.849 CFR Part 396
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49 CFR Part 382 · Part 40

🧪 Drug & Alcohol TestingDrug & Alcohol Testing

As the employer, you are responsible for ensuring every required test happens on time. Missing a test is a violation — even if the driver never used anything.
Como empleador, eres responsable de asegurar que cada prueba requerida ocurra a tiempo. Faltar una prueba es una infracción — incluso si el conductor nunca usó nada.
1
Pre-Employment — before first drive
Pre-Empleo — antes del primer viaje
Negative result required before any CDL driver operates your CMV. No exceptions. Verified by an MRO.
Se requiere resultado negativo antes de que cualquier conductor CDL opere tu CMV. Sin excepciones. Verificado por un MRO.
49 CFR §382.301
2
Random — consortium manages this for you
Aleatorio — el consorcio lo gestiona por ti
FMCSA requires a minimum percentage of drivers tested annually (currently 50% for drugs, 10% for alcohol). Your consortium selects drivers randomly and notifies you. When notified, driver must test immediately — same day.
La FMCSA requiere que un porcentaje mínimo de conductores sea probado anualmente (actualmente 50% para drogas, 10% para alcohol). Tu consorcio selecciona conductores y te notifica. Cuando se notifica, el conductor debe hacerse la prueba ese mismo día.
49 CFR §382.305
3
Post-Accident — time-sensitive
Post-Accidente — con límite de tiempo
Alcohol test within 8 hours. Drug test within 32 hours. If you miss the window, document why in writing and test anyway.
Prueba de alcohol dentro de 8 horas. Drug test dentro de 32 horas. Si pierdes la ventana, documenta por qué por escrito y haz la prueba de todos modos.
49 CFR §382.303
4
Reasonable Suspicion — your call as the employer
Reasonable Suspicion — tu decisión como empleador
If you have trained reasonable suspicion and observe behavior suggesting impairment — you order the test. Document your observations in writing before the test. Training is required to make this call.
Si tienes capacitación en reasonable suspicion y observas comportamiento que sugiere deterioro — ordenas la prueba. Documenta tus observaciones por escrito antes de la prueba. Se requiere capacitación.
49 CFR §382.307
📂 What Goes in the Binder — Drug & Alcohol Records (DER access only)
📂 Qué Va en el Binder — Drug & Alcohol Records (acceso solo DER)
Pre-employment test results (per driver, MRO-verified)
Resultados del drug test pre-empleo (por conductor, verificado por MRO)
Random test notifications and results
Notificaciones y resultados de pruebas aleatorias
Post-accident test results or written reason for not testing
Resultados del drug test post-accidente o razón escrita por no probar
Reasonable suspicion documentation (observations, signed and dated before test)
Documentación de reasonable suspicion (observaciones, firmadas y con fecha antes de la prueba)
Consortium enrollment confirmation and annual rate letter
Confirmación de inscripción al consorcio y carta de tasa anual
MRO communications
Comunicaciones del MRO
Regulations
Regulaciones
49 CFR Part 38249 CFR Part 40DOT ODAPC
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49 CFR Part 395

⏱ Hours of Service (HOS)Hours of Service (HOS)

HOS rules limit how long a driver can drive and be on duty. Violations show up on SMS scores fast. Know the rules so you can spot problems in the ELD portal early.
Las reglas de HOS limitan cuánto tiempo puede conducir un conductor. Las infracciones aparecen rápidamente en los SMS scores. Conoce las reglas para detectar problemas en el portal ELD a tiempo.
1
11-Hour Driving Limit
Límite de Conducción de 11 Horas
A driver may drive a maximum of 11 hours after 10 consecutive hours off duty. The clock resets only after 10 hours off.
Un conductor puede conducir un máximo de 11 horas después de 10 horas consecutivas fuera de servicio. El reloj se reinicia solo después de 10 horas fuera de servicio.
49 CFR §395.3(a)(1)
2
14-Hour On-Duty Window
Ventana de 14 Horas en Servicio
Once the driver starts their day (any on-duty activity), they have 14 hours total. They cannot drive after the window closes — even if they haven't used all 11 driving hours.
Una vez que el conductor comienza su día (cualquier actividad en servicio), tiene 14 horas en total. No puede conducir después de que se cierre la ventana — aunque no haya usado todas las 11 horas.
49 CFR §395.3(a)(2)
3
30-Minute Break
Descanso de 30 Minutos
Required after 8 hours of driving time. Must be off-duty or sleeper berth — not on-duty not driving. ELD logs this automatically.
Requerido después de 8 horas de conducción. Debe estar fuera de servicio o en sleeper berth — no en servicio sin conducir. El ELD lo registra automáticamente.
49 CFR §395.3(a)(3)
4
60/70-Hour Weekly Limit
Límite Semanal de 60/70 Horas
60 hours in 7 days OR 70 hours in 8 days — depending on your operating schedule. Driver cannot drive after hitting the limit. Resets after 34 consecutive hours off.
60 horas en 7 días O 70 horas en 8 días — dependiendo de tu horario de operación. El conductor no puede conducir después de alcanzar el límite. Se reinicia después de 34 horas consecutivas fuera de servicio.
49 CFR §395.3(b)
📂 HOS Records — Retained in ELD System (not in physical binder)
📂 Registros HOS — Retenidos en el sistema ELD (no en el binder físico)
ELD logs retained automatically — 6 months minimum
Logs ELD retenidos automáticamente — mínimo 6 meses
Supporting documents (bills of lading, fuel receipts) — retain 6 months
Documentos de soporte (cartas de porte, recibos de combustible) — conservar 6 meses
HOS violation notes — file in Roadside Inspections binder if cited during inspection
Notas de infracciones HOS — archivar en binder de Roadside Inspections si fue citado
Regulations
Regulaciones
49 CFR Part 39549 CFR §395.349 CFR §395.8
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49 CFR Part 396

🚚 Vehicle Files & InspectionsVehicle Files & Inspections

Every truck in your fleet needs its own file. Certain documents must be physically in the cab at all times — not just in your office.
Cada camión en tu flota necesita su propio archivo. Ciertos documentos deben estar físicamente en la cabina en todo momento — no solo en tu oficina.
1
What must be IN the cab at all times
Qué debe estar EN la cabina en todo momento
Annual DOT Inspection Report, current vehicle registration, cab card (IRP plates), proof of insurance (MCS-90 or carrier cert), IFTA decals (one per side), IRP license plate.
Annual DOT Inspection Report, registro actual del vehículo, cab card (placas IRP), prueba de seguro (MCS-90 o certificado del transportista), IFTA decals (uno por lado), placa IRP.
49 CFR §396.11 / §390.21
2
Annual DOT Inspection — every 12 months per vehicle
Annual DOT Inspection — cada 12 meses por vehículo
Must be performed by a qualified inspector. Original stays in the truck. Copy in your vehicle file. Track expiration in the Vehicle Tracker.
Debe ser realizada por un inspector calificado. El original permanece en el camión. Copia en tu vehicle file. Rastrea el vencimiento en el Vehicle Tracker.
49 CFR §396.17
3
DVIR — every trip, every day
DVIR — cada viaje, cada día
Driver completes a pre-trip and post-trip inspection report. You review defects and sign off on repairs. Retain for 3 months minimum.
El conductor completa un reporte antes y después del viaje. Tú revisas los defectos y firmas las reparaciones. Conserva por un mínimo de 3 meses.
49 CFR §396.11
4
Maintenance Records — retain 1 year active, 6 months after out of service
Registros de Mantenimiento — 1 año activo, 6 meses después de fuera de servicio
Every repair, PM, tire change, brake job — documented, dated, filed in the vehicle file. Inspectors can request these.
Cada reparación, mantenimiento preventivo, cambio de neumático, trabajo de frenos — documentado, con fecha, archivado. Los inspectores pueden solicitarlos.
49 CFR §396.3
📂 What Goes in the Binder — Vehicle File (one binder per truck)
📂 Qué Va en el Binder — Vehicle File (un binder por camión)
Current vehicle registration
Registro actual del vehículo
Annual DOT Inspection Report (copy — original in cab)
Annual DOT Inspection Report (copia — original en cabina)
Insurance certificate (MCS-90 or carrier cert copy)
Certificado de seguro (copia del MCS-90 o certificado del transportista)
IFTA decal records and IRP cab card copy
Registros de IFTA decals y copia del IRP cab card
Maintenance records (all repairs and PMs, dated)
Registros de mantenimiento (todas las reparaciones, con fecha)
DVIR batch (monthly batches, signed and reviewed by you)
DVIR por mes (lotes mensuales, firmados y revisados por ti)
Inspector qualification documentation (§396.19 — proof inspector was qualified)
Documentación de calificación del inspector (§396.19 — prueba de que el inspector está calificado)
Regulations
Regulaciones
49 CFR Part 39649 CFR §396.349 CFR §396.1149 CFR §396.17
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49 CFR Part 385 · FMCSA SMS

📊 Safety Scores (SMS)Safety Scores (SMS)

FMCSA scores every carrier in 7 categories called BASICs. Your scores are public. Brokers and shippers check them. High scores can cost you loads and trigger federal intervention.
La FMCSA califica a cada transportista en 7 categorías llamadas BASICs. Tus puntuaciones son públicas. Los brokers y shippers las revisan. Puntuaciones altas pueden costarte cargas y desencadenar intervención federal.
1
The 7 BASICs — know what they measure
Los 7 BASICs — sabe qué miden
Unsafe Driving, HOS Compliance, Driver Fitness, Controlled Substances & Alcohol, Vehicle Maintenance, Hazardous Materials Compliance, Crash Indicator. Each scored 0–100. Lower is better.
Unsafe Driving, HOS Compliance, Driver Fitness, Controlled Substances & Alcohol, Vehicle Maintenance, Hazardous Materials Compliance, y Crash Indicator. Cada uno calificado de 0 a 100 — entre más bajo, mejor.
2
Check your scores monthly at ai.fmcsa.dot.gov/SMS
Revisa tus puntuaciones mensualmente en ai.fmcsa.dot.gov/SMS
Enter your DOT number. Review each BASIC. Any score in the alert threshold (yellow or red) needs immediate attention. Pre-populated in your Compliance Calendar.
Ingresa tu número DOT. Revisa cada BASIC. Cualquier puntuación en el umbral de alerta (amarillo o rojo) necesita atención inmediata. Ya está pre-cargado en tu Compliance Calendar.
3
What feeds your scores — roadside inspections and crashes
Qué afecta tus puntuaciones — roadside inspections y accidentes
Every roadside violation feeds directly into your BASIC scores. That's why challenging unwarranted violations via DataQs matters — it protects your scores.
Cada infracción en una roadside inspection afecta directamente tus BASIC scores. Por eso es importante impugnar infracciones incorrectas a través de DataQs — protege tus puntuaciones.
📂 SMS Monitoring — Keep these records in your Compliance File
📂 Monitoreo SMS — Guarda estos registros en tu Compliance File
Monthly SMS score screenshots (dated, all 7 BASICs)
Capturas de pantalla de SMS scores mensuales (con fecha, los 7 BASICs)
DataQs challenge filings and outcomes
DataQs challenges presentados y resultados
FMCSA intervention correspondence (if any)
Correspondencia de intervención de la FMCSA (si aplica)
Regulations
Regulaciones
49 CFR Part 385FMCSA SMS Methodologyai.fmcsa.dot.gov/SMS
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49 CFR §396.19 · Part 396 Appendix G

🔧 Mechanic & Inspector QualificationCalificación de Mecánicos e Inspectores

The person signing off on your annual DOT inspection must be legally qualified. If they're not, the inspection is invalid — and you have a federal violation even if the truck passes.
La persona que firma tu Annual DOT Inspection debe estar legalmente calificada. Si no lo está, la inspección no es válida — y tienes una infracción federal aunque el camión pase.
1
To perform an annual inspection, the inspector must meet all three criteria
Para realizar una Annual Inspection, el inspector debe cumplir los tres criterios
1) Understand the inspection criteria in Part 393 and Appendix G and can identify defective components. 2) Know the methods, procedures, tools and equipment used in inspection. 3) Be capable by reason of experience, training, or both.
1) Entender los criterios de inspección del Part 393 y Appendix G y poder identificar componentes defectuosos. 2) Conocer los métodos, procedimientos, herramientas y equipos. 3) Ser capaz por experiencia, capacitación, o ambas.
49 CFR §396.19
2
Qualifying experience includes any one of the following
La experiencia calificante incluye cualquiera de los siguientes
Completed a federal or state-sponsored training program; OR holds a certificate from a state or Canadian province; OR has at least 1 year of combination experience and training as a mechanic at a motor carrier, commercial garage, fleet leasing company, or as a government vehicle inspector.
Completó un programa de capacitación federal o estatal; O tiene un certificado de un estado o Provincia de Canadá; O tiene al menos 1 año de experiencia combinada como mecánico en un transportista, taller comercial, empresa de arrendamiento, o como inspector gubernamental.
3
You must retain proof of the inspector's qualifications
Debes conservar prueba de las calificaciones del inspector
Keep documentation for the entire period they perform inspections for you, and for 1 year after they stop. This applies to third-party shops too — you need their inspector's qualification on file.
Conserva la documentación durante todo el período en que realizan inspecciones para ti, y por 1 año después. Esto aplica también a talleres de terceros — necesitas tener archivada la calificación de su inspector.
49 CFR §396.19(b)
4
Brake inspector qualification — separate additional requirement
Calificación de inspector de frenos — requisito adicional separado
Anyone inspecting, servicing, or repairing brakes must meet additional qualification requirements under Appendix G to Part 396. Same documentation retention rule applies.
Cualquier persona que inspeccione, repare o dé servicio a frenos debe cumplir requisitos adicionales bajo el Appendix G del Part 396. Se aplica la misma regla de retención de documentación.
49 CFR Part 396 Appendix G
📂 What Goes in the Binder — Vehicle File / Vendor Qualifications
📂 Qué Va en el Binder — Vehicle File / Vendor Qualifications
Inspector Qualification Certification (signed, dated, per inspector)
Certificación de Calificación del Inspector (firmada, con fecha, por inspector)
Supporting documentation of experience or training
Documentación de apoyo de experiencia o capacitación
Brake inspector qualification if applicable
Calificación de inspector de frenos si aplica
Third-party shop inspector credentials (if using outside facility for annual inspections)
Credenciales del inspector del taller externo (si usas un taller de terceros para Annual Inspections)
Regulations
Regulaciones
49 CFR §396.1949 CFR §396.17Part 396 Appendix G
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49 CFR §391.23 · §382.701 · §383.51

👥 Hiring & Recruiting ComplianceCumplimiento en Contratación y Reclutamiento

Hiring a disqualified driver is the employer's violation — not the recruiter's, not the driver's. The compliance obligation starts before the offer is made.
Contratar a un conductor descalificado es la infracción del empleador — no del reclutador ni del conductor. La obligación de cumplimiento comienza antes de hacer la oferta.
1
Anyone recruiting CDL drivers must understand disqualification standards
Cualquier persona que reclute conductores CDL debe entender los estándares de descalificación
Disqualifying offenses include: DUI/DWI convictions, leaving the scene of an accident, using a CMV in commission of a felony, and others listed in §383.51. A recruiter who advances a disqualified driver wastes your time and creates liability.
Las infracciones descalificantes incluyen: condenas por DUI/DWI, abandonar la escena de un accidente, usar un CMV en la comisión de un delito grave, y otras en §383.51. Un reclutador que avanza a un conductor descalificado desperdicia tu tiempo y crea responsabilidad.
49 CFR §383.51
2
No offer without Clearinghouse consent in place first
No hacer oferta sin el consentimiento del Clearinghouse primero
The driver must provide electronic consent to the Clearinghouse query before you run it. Get consent as part of the application process — before you invest time in the hire.
El conductor debe dar consentimiento electrónico para la consulta del Clearinghouse antes de que la ejecutes. Obtén el consentimiento como parte del proceso de solicitud — antes de invertir tiempo en la contratación.
49 CFR §382.701
3
Previous employer inquiry must happen before first dispatch
La consulta al empleador anterior debe ocurrir antes del primer despacho
Contact every DOT-regulated employer from the past 3 years. Ask specifically about accidents and drug/alcohol violations. Document every contact attempt — including non-responses. You have 30 days to complete this after hire but the pre-employment drug test and Clearinghouse query must come before the first drive.
Contacta a cada empleador regulado por DOT de los últimos 3 años. Pregunta específicamente sobre accidentes e infracciones de drogas/alcohol. Documenta cada intento — incluyendo los que no respondieron. Tienes 30 días después de la contratación, pero el drug test y la consulta del Clearinghouse deben ser antes del primer viaje.
49 CFR §391.23
📂 What Goes in the Binder — Driver Qualification File
📂 Qué Va en el Binder — Driver Qualification File
Clearinghouse driver consent (dated before query was run)
Consentimiento del Clearinghouse del conductor (con fecha antes de ejecutar la consulta)
Previous employer contact log (all attempts, responses, and non-responses)
Registro de contactos con empleadores anteriores (todos los intentos, respuestas y no respuestas)
Disqualification standards review notation in application file
Nota de revisión de estándares de descalificación en el expediente de solicitud
Regulations
Regulaciones
49 CFR §391.2349 CFR §382.70149 CFR §383.51
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49 CFR §40.321 · §40.323 · §40.331

🔒 Records ConfidentialityConfidencialidad de Registros

Drug test results, DQF contents, and medical certificates are sensitive records. Federal law strictly controls who can see them, how they're stored, and what happens if they're disclosed improperly.
Los resultados de drug tests, el contenido del DQF y los certificados médicos son registros sensibles. La ley federal controla estrictamente quién puede verlos, cómo se almacenan y qué sucede si se divulgan incorrectamente.
1
Drug test results — strictly limited access
Resultados de drug tests — acceso estrictamente limitado
Drug test results may only be disclosed to: the DER (you), the MRO, the SAP if applicable, DOT agency officials, and the employee themselves upon written request. You cannot share results with other employers, family members, or third parties without written employee consent.
Los resultados del drug test solo pueden divulgarse a: el DER (tú), el MRO, el SAP si aplica, funcionarios de agencias DOT, y el empleado mismo previa solicitud escrita. No puedes compartir resultados con otros empleadores, familiares o terceros sin consentimiento escrito del empleado.
49 CFR §40.321
2
DQF records — need-to-know access only
Registros del DQF — acceso solo por necesidad
DQF contents (MVR, PSP, previous employer responses) are confidential employment records. Access is limited to those with a direct operational need. Never leave DQFs accessible to unauthorized staff or in shared digital folders without access controls.
El contenido del DQF (MVR, PSP, respuestas de empleadores anteriores) son registros de empleo confidenciales. El acceso está limitado a quienes tienen una necesidad operacional directa. Nunca dejes los DQFs accesibles a personal no autorizado.
49 CFR §40.323
3
Medical certificates — limited disclosure
Medical Examiner's Certificates — divulgación limitada
Medical certificate information may be shared with DOT agency officials and state licensing agencies. It cannot be shared with general staff or used outside its regulatory purpose without employee consent.
La información del Medical Examiner's Certificate puede compartirse con funcionarios de agencias DOT y agencias de licencias estatales. No puede compartirse con el personal general ni usarse fuera de su propósito regulatorio sin consentimiento.
4
Train everyone who touches these records
Capacita a toda persona que maneje estos registros
Office staff, bookkeepers, anyone with access to drug test results or DQFs must receive confidentiality training and sign an acknowledgment. Document it. File it in the Training Records binder.
Personal de oficina, contadores, cualquier persona con acceso a los resultados de drug tests o DQFs debe recibir capacitación en confidencialidad y firmar un reconocimiento. Documéntalo. Archívalo en el binder de Training Records.
49 CFR §40.331
📂 What Goes in the Binder — Company Policies & Training Records
📂 Qué Va en el Binder — Company Policies y Training Records
Confidentiality policy (written, signed by all staff with records access)
Política de confidencialidad (escrita, firmada por todo el personal con acceso a registros)
Signed acknowledgments from each staff member trained
Reconocimientos firmados por cada miembro del personal capacitado
Access control log (who has access to which records)
Registro de control de acceso (quién tiene acceso a qué registros)
Regulations
Regulaciones
49 CFR §40.32149 CFR §40.32349 CFR §40.331
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49 CFR §40.33 · §40.121 · §40.281 · §391.43

🏥 Vendor QualificationCalificación de Proveedores

You are legally responsible for verifying that every service agent you use is DOT-qualified. If they're not, the test results may be invalid — and the liability lands on you, not them.
Eres legalmente responsable de verificar que cada agente de servicio que uses esté calificado por el DOT. Si no lo está, los resultados de las pruebas pueden ser inválidos — y la responsabilidad recae sobre ti, no sobre ellos.
1
Drug Test Collector — must have DOT qualification training
Drug Test Collector — debe tener capacitación de calificación DOT
Your collection site must use a DOT-trained collector with documentation. An improperly collected specimen gets thrown out — if it was a post-accident test, you now have a missing required test on record.
Tu sitio de recolección debe usar un collector capacitado por el DOT con documentación. Una muestra recolectada incorrectamente se descarta — si era un drug test post-accidente, ahora tienes una prueba requerida faltante en el registro.
49 CFR §40.33
2
MRO — must be a licensed physician with MRO certification
MRO — debe ser un médico con licencia y certificación MRO
Your MRO must be a licensed MD or DO, must have completed DOT MRO qualification training, and must have passed a recognized examination. Drug test results only count if they came through a qualified MRO.
Tu MRO debe ser un médico con licencia (MD o DO), debe haber completado la capacitación de calificación MRO del DOT, y haber aprobado un examen reconocido. Los resultados del drug test solo cuentan si pasaron por un MRO calificado.
49 CFR §40.121
3
SAP — must hold specific credentials and qualification training
SAP — debe tener credenciales específicas y capacitación de calificación
A SAP must be a licensed physician, social worker, psychologist, licensed employee assistance professional, marriage and family therapist, or a DOT-recognized certified drug and alcohol counselor — and must have completed SAP qualification training and examination.
Un SAP debe ser médico con licencia, trabajador social, psicólogo, profesional de asistencia al empleado, terapeuta de matrimonio y familia, o un consejero de drogas y alcohol certificado reconocido por el DOT — y debe haber completado la capacitación y examen de calificación SAP.
49 CFR §40.281
4
Medical Examiner — must be on the FMCSA National Registry
Médico Examinador — debe estar en el National Registry de la FMCSA
Before accepting any medical certificate, verify the examiner at nationalregistry.fmcsa.dot.gov. An exam from an unregistered examiner is invalid — the driver is legally unqualified regardless of the exam results.
Antes de aceptar cualquier Medical Examiner's Certificate, verifica al examinador en nationalregistry.fmcsa.dot.gov. Un examen de un examinador no registrado es inválido — el conductor no está legalmente calificado.
49 CFR §391.43(e)
📂 What Goes in the Binder — Vendor Qualifications (10_Vendor_Qualifications folder)
📂 Qué Va en el Binder — Vendor Qualifications (carpeta 10_Vendor_Qualifications)
Collector qualification training confirmation (from collection site)
Confirmación de capacitación del collector (del sitio de recolección)
MRO license and certification copy
Copia de licencia y certificación del MRO
SAP credential and certification copy
Copia de credencial y certificación del SAP
Medical examiner National Registry verification (screenshot, dated — re-verify annually)
Verificación del National Registry del médico examinador (captura, con fecha — re-verificar anualmente)
Annual re-verification dates for all vendors (in Compliance Calendar)
Fechas de re-verificación anual para todos los proveedores (en el Compliance Calendar)
Regulations
Regulaciones
49 CFR §40.3349 CFR §40.12149 CFR §40.28149 CFR §391.43(e)
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New Owner-Operator

🆕 New Owner-Operator GuideGuía para Nuevo Owner-Operator

You just got your authority. One truck. Here is everything that must be in place before your first load — in the order you need to do it.
Acabas de obtener tu autoridad. Un camión. Aquí está todo lo que debe estar en su lugar antes de tu primera carga — en el orden en que debes hacerlo.
1
Get your MC and DOT numbers active
Activa tus números MC y DOT
Register at portal.fmcsa.dot.gov. After getting your MC number, wait through the 18-month New Entrant safety audit period. Know your numbers cold — you'll use them constantly.
Regístrate en portal.fmcsa.dot.gov. Después de obtener tu número MC, espera el período de auditoría de seguridad de 18 meses. Memoriza tus números — los usarás constantemente.
FMCSA New Entrant Program
2
Get your insurance in place — file with FMCSA
Obtén tu seguro — presenta ante la FMCSA
Minimum $750,000 liability for general freight. Your insurance carrier files the MCS-90 with FMCSA. You cannot operate without it on file.
Mínimo $750,000 de responsabilidad para carga general. Tu aseguradora presenta el MCS-90 ante la FMCSA. No puedes operar sin que esté registrado.
49 CFR Part 387
3
Enroll in a drug & alcohol consortium
Inscríbete en un consorcio de drogas y alcohol
Required from Day 1. Call National Drug Screening at 866-843-4545. They manage your random pool, track testing rates, and notify you when a driver is selected.
Requerido desde el Día 1. Llama a National Drug Screening al 866-843-4545. Gestionan tu random pool, rastrean las tasas de pruebas y te notifican cuando se selecciona un conductor.
49 CFR Part 382
4
Register in the FMCSA Clearinghouse as an employer
Regístrate en el FMCSA Clearinghouse como empleador
clearinghouse.fmcsa.dot.gov — set up your employer account and payment method before you hire anyone.
clearinghouse.fmcsa.dot.gov — configura tu cuenta de empleador y método de pago antes de contratar a alguien.
5
Complete your DQF — even if you are the driver
Completa tu DQF — incluso si tú eres el conductor
Owner-operators who drive must have a DQF on themselves. Application, MVR, medical card, Clearinghouse consent — all required.
Los owner-operators que conducen deben tener un DQF sobre sí mismos. Solicitud, MVR, tarjeta médica, consentimiento del Clearinghouse — todo requerido.
49 CFR Part 391
6
Get your ELD set up and registered with FMCSA
Configura tu ELD y regístralo con la FMCSA
Must be on the FMCSA registered device list. If leasing to a carrier, they may provide the ELD — confirm before purchasing your own.
Debe estar en la lista de dispositivos registrados de la FMCSA. Si te arriendan a un transportista, pueden proporcionar el ELD — confirma antes de comprar el tuyo.
49 CFR Part 395 Subpart B
Core Regulations
Regulaciones Principales
49 CFR Part 387 49 CFR Part 391 49 CFR Part 382 49 CFR Part 395 FMCSA New Entrant
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Small Fleet Owner

🚚 Small Fleet Owner GuideGuía para Propietario de Flota Pequeña

You're managing drivers now, not just driving. The compliance obligations multiply fast. Here's what changes when you go from 1 truck to 2 or more.
Ahora estás manejando conductores, no solo conduciendo. Las obligaciones de cumplimiento crecen rápido. Esto es lo que cambia cuando pasas de 1 camión a 2 o más.
1
A DQF is required for every driver — not just you
Se requiere un DQF para cada conductor — no solo para ti
Every CDL driver who operates your vehicles must have a complete DQF before their first trip. No exceptions regardless of how long they've been driving.
Cada conductor CDL que opere tus vehículos debe tener un DQF completo antes de su primer viaje. Sin excepciones — no importa cuántos años lleven manejando.
2
Drug testing applies to every driver in your pool
Las pruebas de drogas aplican a todos los conductores en tu pool
Every CDL driver you employ must be in the random testing pool. Your consortium tracks this. More drivers = more random selections per year.
Cada conductor CDL que emplees debe estar en el random testing pool. Tu consorcio lo rastrea. Más conductores = más selecciones aleatorias al año.
3
Vehicle files scale with your fleet — one file per truck
Los vehicle files crecen con tu flota — uno por camión
One file per truck. Annual inspections, maintenance records, registration, DVIRs — all tracked separately per unit. Use the Vehicle Tracker to stay ahead of expirations.
Un archivo por camión. Annual inspections, registros de mantenimiento, registro, DVIRs — todo rastreado por separado. Usa el Vehicle Tracker para no perder vencimientos.
4
You need written policies in place
Necesitas políticas escritas
Drug & alcohol policy, driver handbook, accident reporting procedure — all must be written, signed by drivers, and filed. FMCSA can request these during an audit.
Drug & alcohol policy, driver handbook, procedimiento de reporte de accidentes — todos deben estar escritos, firmados por los conductores y archivados. La FMCSA puede pedirlos durante una auditoría.
49 CFR §382.601
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49 CFR Part 376

📋 Leased-On Operator GuideGuía para Operador Arrendado

When you lease on to a carrier, some compliance responsibilities transfer to them — but not all. Know exactly what's yours and what's theirs before you sign anything.
Cuando te arriendan a un transportista, algunas responsabilidades de cumplimiento se transfieren a ellos — pero no todas. Sabe exactamente qué es tuyo y qué es de ellos antes de firmar cualquier cosa.
1
What the carrier is typically responsible for
De qué es responsable el transportista
Operating authority (MC number), primary liability insurance (MCS-90 on file), drug & alcohol testing program (you join their consortium), ELD platform and account, dispatch and load assignment.
Autoridad operativa (número MC), seguro de responsabilidad principal (MCS-90 registrado), drug & alcohol testing program (te unes a su consorcio), plataforma ELD y cuenta, despacho y asignación de cargas.
Verifica todo esto en el lease agreement antes de firmar.
2
What remains YOUR responsibility
Lo que sigue siendo TU responsabilidad
Your truck registration and plates, Annual DOT Inspection on your equipment, DVIR daily pre/post trip, fuel taxes (IFTA if you cross state lines), physical damage and bobtail insurance, your DQF if you are the driver.
Registro de tu camión y placas, Annual DOT Inspection en tu equipo, DVIR diario pre/post trip, impuestos de combustible (IFTA si cruzas líneas estatales), seguro de daños físicos y bobtail, tu DQF si tú eres el conductor.
3
Read the lease agreement carefully — before you sign
Lee el lease agreement con cuidado — antes de firmar
The lease defines who pays for what. Charge-backs, fuel surcharges, escrow, deductions — all in the lease. You have the right to a copy immediately upon signing. Keep it in your carrier files.
El lease define quién paga qué. Charge-backs, fuel surcharges, escrow, deducciones — todo en el lease. Tienes derecho a una copia en el momento de firmar. Guárdala en tus archivos.
49 CFR Part 376 — Leasing Regulations
4
Settlement statements — review every one
Settlement statements — revisa cada uno
The carrier must provide an itemized settlement showing gross revenue, every deduction, and net pay. If something doesn't make sense, ask. Keep every settlement statement on file.
El transportista debe darte un settlement statement detallado con los ingresos brutos, cada deducción y el pago neto. Si algo no cuadra, pregunta. Guarda cada uno en tus archivos.
49 CFR §376.12(h)
Regulations
Regulaciones
49 CFR Part 376 49 CFR Part 387 49 CFR Part 391 49 CFR Part 396
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